RGPD · Article 30

Registre des activités de traitement

Aïkido Club de Saint-Pierre-de-Chandieu — association loi 1901 · RNA W691068341. Responsable de traitement : le président. Référent protection des données : le secrétaire général.

Fiche n° 1

Gestion des adhésions et des licences

Finalités: Gestion des adhésions, encaissement des cotisations, délivrance des licences, suivi de la pratique et des grades, communication liée à l'adhésion.
Base légale: Exécution du contrat d'adhésion (art. 6.1.b) ; obligation légale pour la licence et l'assurance (art. 6.1.c) ; intérêt légitime pour le suivi sportif (art. 6.1.f).
Personnes concernées: Adhérents ; représentants légaux pour les mineurs.
Catégories de données: État civil, coordonnées, personne à prévenir, grade, données de cotisation.
Données de santé: Certificat médical ou attestation QS-Sport (art. 9 RGPD) — chaque année pour les mineurs, tous les 3 ans pour les majeurs ; accès restreint.
Destinataires: Secrétaire général et membres du bureau habilités ; Ufolep ; assureur.
Sous-traitants et coresponsables: Sous-traitant : OVH SAS (hébergement en France du site, de l'espace adhérent et des documents déposés), contrat art. 28 RGPD. Coresponsable pour l'authentification optionnelle par compte Google : Google Ireland Ltd (art. 26 RGPD).
Transfert hors UE: Non pour les données hébergées par le club (France) ; l'authentification Google optionnelle peut impliquer un transfert encadré par le chapitre V du RGPD.
Durée de conservation: Durée de l'adhésion, puis 3 ans ; pièces comptables 10 ans.
Mesures de sécurité: Accès restreint, postes protégés par mot de passe, stockage sécurisé.

Fiche n° 2

Affiliation Ufolep, assurance et honorabilité

Finalités: Affiliation et adhésion via Ligu'Asso, licence fédérale, assurance, contrôle d'honorabilité des encadrants et dirigeants.
Base légale: Obligation légale (assurance : art. L.321-1 ; honorabilité : art. L.212-9 et L.322-1 du Code du sport) ; exécution de l'adhésion.
Personnes concernées: Adhérents licenciés ; encadrants et membres du bureau pour l'honorabilité.
Catégories de données: Identité, date et lieu de naissance, coordonnées, fonction exercée.
Destinataires: Ufolep et Ligue de l'Enseignement (Ligu'Asso — DPO : dpo@laligue.org, n° 069289009) ; via SI Honorabilité, services de l'État (FIJAISV) ; assureur.
Transfert hors UE: Non.
Durée de conservation: Durée de la licence ou de la fonction ; données d'honorabilité non conservées par le club.
Mesures de sécurité: Transmission via outils sécurisés de la fédération, accès restreint.

Fiche n° 3

Communication par courriel (emailing informatif)

Finalités: Information des adhérents sur la vie du club : cours, stages, cycles, événements.
Base légale: Intérêt légitime (art. 6.1.f) avec droit d'opposition à tout moment.
Personnes concernées: Adhérents et anciens adhérents jusqu'à opposition.
Catégories de données: Nom, prénom, adresse électronique.
Destinataires: Secrétaire général et membres du bureau habilités.
Durée de conservation: Durée de l'adhésion, puis suppression en cas d'opposition.
Mesures de sécurité: Envoi en Cci ; minimisation des données.

Fiche n° 4

Groupes de discussion WhatsApp thématiques

Finalités: Organisation pratique par thème : stages, cycles, covoiturage, logistique.
Base légale: Consentement (art. 6.1.a), l'adhésion à un groupe étant libre et révocable.
Personnes concernées: Adhérents ayant volontairement rejoint un groupe.
Catégories de données: Numéro de téléphone, nom ou pseudonyme, contenus échangés.
Destinataires: Membres du groupe ; Meta (éditrice de WhatsApp).
Transfert hors UE: Oui, États-Unis (Meta), sur le fondement des garanties du chapitre V du RGPD (décision d'adéquation UE — États-Unis pour les entreprises certifiées et clauses contractuelles types).
Durée de conservation: Jusqu'au départ du groupe ou au retrait du consentement.
Mesures de sécurité: Adhésion facultative et ciblée ; alternative par courriel maintenue.

Fiche n° 5

Droit à l'image (photographies et vidéos)

Finalités: Communication autour de la vie du club et des événements (mairie, IFA, clubs affiliés).
Base légale: Consentement (art. 6.1.a). Autorisation expresse des parents pour les mineurs.
Personnes concernées: Adhérents et participants aux événements.
Catégories de données: Images et vidéos, éventuellement nom et prénom.
Supports de diffusion: Réseaux sociaux ; site du club et site IFA ; journal local, affichage municipal ; transfert éventuel à la fédération ; annuaire des adhérents.
Destinataires: Public selon le support ; Meta pour les réseaux sociaux ; IFA pour photos publiées.
Transfert hors UE: Oui pour les réseaux sociaux (Meta, États-Unis), encadré par les garanties du RGPD.
Durée de conservation: Jusqu'au retrait du consentement, puis retrait des supports en ligne dans un délai raisonnable.
Mesures de sécurité: Consentement distinct et écrit ; autorisation parentale pour les mineurs ; retrait possible.

Fiche n° 6

Gestion comptable et des subventions

Finalités: Comptabilité, suivi des cotisations, remboursement des frais, demande et justification de subventions.
Base légale: Obligation légale et intérêt légitime.
Personnes concernées: Adhérents, fournisseurs, partenaires.
Catégories de données: Identité, montants, justificatifs, coordonnées bancaires le cas échéant.
Destinataires: Trésorier et secrétaire général ; mairie si justifié ; autorités habilitées si justifié.
Durée de conservation: 10 ans (pièces comptables).
Mesures de sécurité: Accès restreint, archivage sécurisé.

Fiche n° 7

Déclaration des dirigeants (registre public)

Finalités: Déclaration au greffe des associations et publication au RNA (loi 1er juillet 1901).
Base légale: Obligation légale (art. 5 loi 1901).
Personnes concernées: Membres du bureau.
Catégories de données: Identité et fonction.
Destinataires: Préfecture (greffe des associations) ; RNA (registre public).
Durée de conservation: Durée du mandat, puis archivage légal.